Основы проведения корпоративного мероприятия

Любая развивающаяся компания регулярно проводит различные мероприятия. Это благотворительные вечера, ивенты для команды, конференции, вебинары и т.д. Если хотите качественно организованное мероприятие, то подключайте PR-специалистов и маркетологов.

Основные принципы организации мероприятия

Определитесь с целью, и тогда будет ясен формат. Вы хотите собрать деньги, выразить благодарность, донести некий позыв до общественности или имеете просветительские цели, тогда место, время, принципы организации и проведения будут сильно отличаться.

Планируйте заранее. Соберите всю команду и распределите обязанности. Пусть каждый человек отвечает за что-то конкретное (кто-то за общение с медиа, либо технику, либо еду, культурную составляющую). Каждый участник команды должен знать кто за что ответственен, и к кому можно обратиться с тем или иным вопросом. Раздайте листы с контактной информацией участников команды для быстрого выхода на связь.

Подробно распишите все этапы подготовки к ивенту. Вы должны точно знать, что и когда следует делать. Когда рассылать пресс-релиз по СМИ, когда договориться про помещение и оплатить аренду, сколько стоит давать постов в соц сети, и какого они будут содержания. Для соцсетей, чтобы себя обезопасить, рассылая личные приглашения, лучше создать дополнительные аккаунты. Для этого вам потребуется аренда номера для смс.

Очень полезный принцип при организации любых событий – это «утиное лицо». Визуально ваша команда должна быть спокойной, всеконтролирующей, но при этом постоянно «грести лапками», т.е. разруливать все возникающие непредвиденные обстоятельства.

Рассчитывая бюджет, не забудьте включить пункт про непредвиденные расходы. Если планируется событие на открытом воздухе, то в любой момент может начаться дождь и вам придется перейти в помещение и перевезти всю технику.

Обязательно в последний день подготовки еще раз все проверьте, а во время проведения мероприятия обеспечьте всю команду и волонтеров распечатками с программой, чтобы каждый человек знал, где он должен находиться в этот момент, что делать сейчас, и куда двигаться далее.