Переезд офиса. Планирование, организация, процесс

Как спланировать переезд офиса

Если вам предстоит совершить переезд в другой офис, и эта задача представляется сложной, в таком случае не обойтись без сторонней помощи. Оптимально выстроенный переезд офиса сократит затраченные усилия и время, поможет сохранить перемещаемое имущество. Хорошо организованный переезд позволит быстро восстановить управление бизнесом из нового офиса.

Правильная расстановка задач

Первая и важная задача – выбор агентства по переездам или службы грузового такси с хорошей репутацией. От уровня профессионализма исполнителей будет зависеть львиная доля успеха всего мероприятия.

При выборе перевозчика уточните следующие моменты:

насколько подготовлен транспорт для перевозки мебели;
имеет ли персонал специализированные средства для аккуратной и безопасной переноски габаритных единиц;
уточните наличие достаточного количества инструмента и упаковочного материала.

Организацию офисного переезда в большинстве случаев берет на себя исполнитель работ и он должен самостоятельно оценить объем материалов и трудозатрат, необходимых для переезда. Это удобно, так как в таком случае заказчику остается только проконтролировать качество исполнения работ.

Вторая и не менее важная задача – план расположения мебели и рабочих мест в новом помещении. Эта важная информация поможет исполнителю правильно и быстро выстроить процесс упаковки, погрузки и перевозки. Также при планировании будет полезно вместе с исполнителем посетить новый офис и уточнить следующие моменты:

возможность подъезда автомобиля доставки;
маршрут заноса на этаж, размеры коридоров и дверных проемов;
наличие и возможность использования лифта;
согласовать время доставки с администрацией.

Важно помнить про нюансы

После этого можно составлять подробный план работ, с учетом всех необходимых замеров. Отдельно следует указать, какая мебель может быть разобрана для транспортировки. Будет правильно распределить имущество по категориям значимости и качеству упаковки. Не забудьте о необходимости уборки старого и нового помещения по окончании всех работ.

Отдельно оговорите с исполнителем возможность составления договора, в котором пропишите ответственность сторон при порче имущества и способы компенсации ущерба. Поинтересуйтесь возможностью застраховать риски при переезде в страховой компании.

Грамотный подход к выполнению задания - залог качественного результата.