Чем занимается делопроизводитель?
Делопроизводитель – это сотрудник компании или государственного учреждения, который работает в офисе и, чаще всего, делает все понемногу: отвечает на телефонные звонки, ведет бухгалтерию, архивирование документов, рассылку и прием сообщений, занимается обработкой данных, выполнением поручений начальства, сортировкой почты и т. д. Такой сотрудник должен иметь определенные профессиональные качества: коммуникативность, умение работать с компьютером, навыки обслуживания клиентов, а также обладать обостренным вниманием к деталям.
Чем занимается офисный делопроизводитель?
В некоторых компаниях офисные делопроизводители могут брать на себя более сложные задачи, такие как ведение записей для расчета заработной платы, выплата зарплат или инвентаризация. Эти функции требуют от сотрудника наличия специализированного высшего образования, в случае отсутствия которого, можно пройти курсы повышения квалификации по делопроизводству и документообороту. Если делопроизводителя просят руководить другими сотрудниками, обычно требуется предыдущий управленческий опыт.
Конкретные обязанности, возложенные на делопроизводителя, могут варьироваться в зависимости от типа компании, в которой он работает. Офисный клерк в университете обрабатывает заявки и отвечает на вопросы будущих студентов, тогда как та же должность в больнице предполагает архивирование и извлечение медицинских записей.
Обязанности делопроизводителя:
- получение почты и ответы на входящие звонки, или сбор другой информации, которая должна попасть к нужным сотрудникам;
- доставка сообщений руководству и выполнение поручений;
- сбор, подсчет и выдача наличных денег, ведение базового бухгалтерского учета и выполнение банковских операций;
- заполнение и отправка счетов, контрактов, накладных, или банковских чеков по почте;
- подготовка повестки дня собраний, посещение этих собраний, запись и расшифровка протоколов;
- работа с компьютером для создания документов, таблиц, ввода данных и общения по электронной почте;
- поддержка и обновление системы хранения, инвентаризации, рассылки и баз данных вручную или с помощью компьютера;
- инвентаризация и заказ материалов, канцелярских принадлежностей и различных услуг;
- проверка, сортировка и маршрутизация входящей почты, ответ на корреспонденцию и подготовка исходящей почты;
- организация поездок для офисного персонала.
Где работают делопроизводители?
Делопроизводители обычно работают в комфортных офисных условиях. Часто таких сотрудников отправляют на курсы повышения квалификации по делопроизводству, иногда даже за границу. Представителей этой профессии можно найти почти во всех отраслях экономики. В их услугах нуждаются компании, работающие в сфере образования, здравоохранения и социальной помощи, добычи ископаемых, импорта и экспорта товаров, страховые компании и банки, а также государственные учреждения.
