Что такое факсимиле подписи. Области применения

С принятием Гражданского Кодекса появились новые возможности для подписания документов, в частности, с помощью факсимиле как аналога собственноручной подписи.

Факсимиле - это печать, с помощью которой воспроизводится подпись уполномоченного лица, то есть его копия.

Согласно законодательству изготовление факсимиле производится по ходатайству, подписанному руководителем предприятия. Получение разрешения органов внутренних дел для изготовления факсимиле не нужно. Заказать качественное изготовление факсимиле и других видов печатей и штампов можно здесь.

На предприятии следует разработать документы о порядке использования факсимиле. Порядок использования факсимиле можно установить в инструкции, где указать, лицо имеет право на подписание документов с помощью факсимиле подписи, определить, какие документы можно подписывать с помощью факсимиле, порядок его хранения. Стоит также предусмотреть лицо, ответственное за использование и хранение факсимиле. Всех лиц, которые будут иметь дело с факсимиле, необходимо ознакомить с инструкцией под расписку. Также желательно установить обязанность лица, проставила подпись с помощью факсимиле, поставить в документе и свою подпись, что будет доказательством того, кто использовал факсимиле.

Несколько слов об электронной цифровой подписи

Электронная цифровая подпись выполняет две функции:

• Подтверждает, что документ подписан указанным в нём лицом;
• Гарантирует, что с момента подписания документ остался неизменным.

Предприятие самостоятельно выбирает форму учета, а также первичные документы (на основе типовых), которые обеспечивают отражение всех осуществляемых на предприятии хозяйственных операций.

Наилучшим образом упорядочить форму учета и увязать ее с первичными документами можно путем составления рабочих альбомов носителей информации. Рабочие альбомы лучше составлять по видам хозяйственных операций или по рабочим местам (топологические участки учета). Они должны содержать все формы первичных документов и регистры, применяемые для отображения определенного вида хозяйственных операций, или хозяйственных операций, которые отражаются по определенным рабочим местом.