Электронный документооборот – это удобно!
Что такое система электронного документооборота?
Система электронного документооборота представляет собой комплекс инструментов для управления созданием, использованием и хранением документов в различных форматах, которые создаются в рамках всей организации. Как правило, управление документами относится к централизованной программной системе, которая захватывает и управляет как цифровыми файлами, так и отсканированными вариантами бумажных документов.
Государственные органы только начинают внедрение систем электронного документооборота. Этот шаг призван повысить скорость обработки информации, уменьшение затрат на ее обработку и удобство в получении справок, выписок и других необходимых бумаг. В интернет магазинах можно сделать заявку на оформление различных справок в кратчайшие сроки с доставкой. У вас есть возможность быстро купить справки без очереди и волокиты посещения государственных учреждений. Компания «Все справки тут» гарантирует многолетний опыт работы на рынке помощи в получении справок.
Однако электронное управление документами - это гораздо больше, чем просто сканирование и сохранение, это комплексная система, которая позволяет работникам умственного труда эффективно организовывать и распространять документы по всей организации для лучшего интегрированного использования в повседневной работе.
Системы электронного документооборота содержат инструменты для:
- создания цифровых файлов и преобразование бумажных документов в цифровые активы;
- распространения цифровых документов среди работников;
- централизованной организации документов в стандартизированных файловых структурах и форматах;
- хранения и доступа к информации для более эффективного использования;
- защиты документов в соответствии со стандартизированными правилами соответствия.
Когда эффективно переходить на электронный документооборот?
Организации, как правило, начинают использовать системы электронного документооборота для преобразования бумажных операций после достижения внутренней критической точки, в которой время отклика клиентов становится слишком медленным, у отделов не хватает пропускной способности для устранения повторяющихся узких мест в процессе, архивирование бумаги становится слишком дорогим. Масштабные регуляторные риски, возникающие во время нарушения сроков предоставления данных и выписки штрафов. Управление документооборотом помогает организациям во всех отраслях полностью избавиться от этой напряженности в работе, устраняя ручное ведение документов, экономя драгоценное время персонала и повышая эффективность работы.
