Как провести успешную конференцию?

Необходимость в проведении конференции может возникнуть по разным причинам. Как правило, это возникновение актуальной проблемы, в решении которой заинтересованы клиенты, а компания в свою очередь может помощь с нею справиться.

Организация форумов и конференций преследует в основном следующие цели:

• Дать возможность специалистам в какой-либо отрасли пообщаться друг с другом, поделиться опытом, наладить новые социальные связи и деловые контакты;
• Получить новую эксклюзивную информацию о положении в отрасли;
• Изучить свежие материалы, заслушать докладчиков.

Особенности организации международных форумов и конференций

Залогом успешности любого мероприятия является тщательная и продуманная подготовка, которая начинается задолго до самого события. Начиная подготовку к проекту, стоит разделить весь процесс на несколько составляющих, а именно:

• Разработка концепции и определение аудитории. На этом этапе нужно хорошо взвесить все за и против выбранной тематики. Круг рассматриваемых вопросов должен быть не только интересен посетителям, но и подразумевать неоднозначные трактовки и бурные полемики. Это поможет заинтересовать более широкий слой потенциальных гостей;
• Составление программы форума по пунктам. После выбора спикеров необходимо четко определить очередность их выступлений. Желательно чтобы информация в докладах подавалась по принципу – от общего к частному;
• Решите, как вы будете информировать аудиторию о предстоящем событии. Реклама может идти через телевизионные каналы и радиостанции. Однако немалое внимание надо уделить различным интернет площадкам, особенно если это организация IT конференций;
• Определившись с точной датой и временем, подыщите оптимальное помещение. Кроме того, стоит выяснить нет ли в этот же день других важных мероприятий, которые могут посетить ваши клиенты в приоритетном порядке.

Также, при проведении IT конференций лучше заранее обеспечить трансляцию события в режиме онлайн. Нельзя забывать и о комфорте приглашенных докладчиков, рядовых участников. В помещениях, непосредственно прилегающих к основному залу, должны быть организованы всевозможные зоны для отдыха и кулуарного общения без прессы. Барных стоек и фуршетных столов должно быть в достаточном количестве. Недопустимо возникновение длинных очередей или нехватки напитков и закусок на всех желающих.