Как спланировать и организовать переезд в новый офис

В период динамичного развития компании практически всегда наступает момент для переезда, т. е. аренды большего офиса или более полезного помещения. Это, безусловно, огромная логистическая проблема, но хорошее планирование сделает переезд не таким проблематичным. С компанией Сантранс, с услугами которой можно ознакомится на сайте suntrans.kiev.ua, переезд станет легким и приятным.

Готовим сотрудников к переезду

Предположим, что у вас уже есть общепринятый пункт назначения для переезда, поэтому вы уже согласовали условия аренды или покупки нового помещения. Первое, что нужно сделать, это проинформировать сотрудников о дальнейших планах. Чаще всего у сотрудников уже были различные подозрения, что готовится смена главного офиса, но было бы не лучшим поведением официально сообщить об этом непосредственно перед переездом. Созывая собрание за 2-3 месяца до переезда, мы даем людям возможность привыкнуть к новой реальности. Вы также должны быть готовы к тому, что некоторые сотрудники, к сожалению, могут уволиться. Если новый офис находится далеко от текущего места работы компании, то для некоторых сотрудников переезд на новое место может быть невыгодным или слишком обременительным.

На этом этапе также хорошо организовать встречу сотрудников в новой штаб-квартире компании. Люди могут познакомиться с будущим помещением, и в то же время это отличный момент, чтобы представить положительные аспекты изменения рабочего места, что, безусловно, облегчит сотрудникам принятие новой ситуации.

Назначаем ответственных за переезд в компании

Когда офис полностью переезжает на другое место, наша деловая деятельность осуществляется с использованием помощи компании, предоставляющей только транспорт и грузчиков для перевозки вещей и возможной помощи с упаковкой мебели. Для небольшого офиса лучше всего подойдет автомобиль для перевозки до 5 тонн. Больше подробностей об аренде автомобиля и специализированного персонала читайте на сайте https://suntrans.kiev.ua/gruzoperevozki/avto-do-5-t/. В задачи сотрудников, которые хорошо знают офис и помогут с переездом, входит:

• согласование офисной упаковки,
• поиск хорошей компании, выполняющей переезды,
• обеспечение сохранности ценных вещей,
• один сотрудник должен отвечать за самую важную документацию в компании.

Сроки переезда

Переезд - время простоя для компании, поэтому сроки должны быть продуманными. Физически переезд компании будет скорее всего осуществлен за один день. Но нужно понимать, что последние дни работы старого офиса, как первые нового будут полностью дезорганизованы, и рассчитывать на высокую эффективность нашей основной деятельности нет смысла. Таким образом, лучшее время для переезда компании – это период массовых отпусков. Время, когда большинство рабочих в отпуске, как правило, характеризуется тем, что у компании меньше работы. При этом нужно установить четкие сроки. За 3 дня до и следующие 3 дня после переезда стоит планировать как можно меньше основной работы. Поэтому все важные проекты лучше закончить до переезда.

Упаковка вещей всеми работниками

В случае с типичным офисом лучше, чтобы каждый сотрудник собрал свое рабочее место за день до запланированной транспортировки. Сотрудник, который сам упакует собственные вещи, прекрасно знает, как их максимально обезопасить, и в то же время сможет быстро организовать свое рабочее место в новом офисе.

Тщательно упаковываем самое ценное оборудование

Переезд компании - это сложная логистическая задача, поскольку накапливаемого имущества довольно много, и большая часть его - это ценное электронное оборудование. Об его упаковке стоит позаботиться самостоятельно. Транспортная компания конечно же сможет вам предоставить сотрудников, помогающих с транспортировкой, но в их обязанности, как правило, не входит упаковка. И в таком случае при переезде большого офиса с множеством ценных предметов лучше заказать автомобиль до 10 тонн. О стоимости аренды и физических характеристиках такого автомобиля можно узнать, перейдя по ссылке https://suntrans.kiev.ua/gruzoperevozki/avto-do-10-t/.