Хто такий Project Manager

Поняття "проект" стали поголовно використовувати відносно недавно, у період бурхливого економічного розвитку у XX столітті. IT-компаніям приписують статус першопрохідців, які додали до штатного розкладу таку посаду, як менеджер проектів. Слідом за айтішниками підтягнулися й інші галузі – насамперед виробництво та будівництво.

Проте не завжди до менеджменту проектів ставляться з належною увагою. І дарма, у компаніях, де недооцінюють вплив проектного управління, більш 50 % проектів зазнають краху. Висновок напрошується сам собою: щоб IT-проект працював як годинник, без підкованого Project Manager, або, інакше кажучи, PM, не обійтися.

Чим займаються проектні менеджери?

Перед тим як описувати завдання, мабуть, варто познайомити читачів з деякими термінами проектного менеджменту. Отже, проект – це обмежений за часом захід, результатом якого є випуск того чи іншого унікального продукту. Якщо елемент унікальності «випадає», то йдеться вже про операційну діяльність. Більше для розуміння: створення першого зразка Porsche Cayenne – проект, випуск наступних машин на конвеєрі – операційна діяльність.

Проект складається з таких стадій, як ініціація, планування, реалізація, моніторинг-контроль та, нарешті, завершення. В ідеалі успішне :) PM включається вже на першій стадії, він повинен все взяти в свої руки і привести до логічного завершення.

3 основні опорні точки будь-якого проекту: терміни, обсяг робіт та ресурси. Разом вони утворюють проектний трикутник, у якому перебуває якість. Зміна кожної з перелічених точок впливає на якість продукту, що випускається. Власне, в управлінні цим трикутником полягає робота проектного менеджера. Потрібно стежити, щоб усі параметри були збалансовані та потрапляли в очікування замовника. Потрібно розуміти, що для замовника у першу чергу важливо донести інформацію, наскільки він готовий поступитися якістю, наприклад, зменшивши термін або бюджет.

Щодо рутинних завдань, то, швидше за все, до них віднісяться репортинг і наради, у цю ж категорію потрапляє ведення проектних документів. Навряд чи це когось надихає :)

До незвичайних завдань можна віднести управління ризиками, це досить цікава робота, в яку залучені всі стейкхолдери, а не тільки один PM. Як це робиться: під час мозкового штурму записуються всі можливі події, які можуть завадити проекту, навіть найбожевільніші типу землетрусу. Все це оформляється в реєстр, кожному ризику надається ймовірність (низька, середня або висока) та ступінь впливу на хід проекту. Журнал ризиків хоч іскладається один раз, але постійно переглядається. PM як власник реєстру працює над тим, щоб знизити шанси виникнення того чи іншого ризику або його збитків для проекту.

Що стосується управління комунікаціями на проекті, то тут дуже важливо визначити, хто обов'язково бере участь в узгодженні тих чи інших рішень, ніж займати робочий час людей, які не потрібні на тому чи іншому етапі. У той же час, потрібно все спланувати таким чином, щоб не залишити когось «за бортом». Можна не врахувати вимоги ключового стейкхолдера і в результаті вийде ситуація аля «Всі добре попрацювали, але оцінка 2».

Нерідко одні й самі позиції в різних компаніях можуть називатися по-різному. Як в IT-компаніях може називатися вакансія, яка передбачає управління проектами?

За основну величину візьмемо позицію PM. Близька до неї посада – Program Manager, керівник кількох взаємопов'язаних проектів. Можна зустріти і таку назву як Portfolio Manager – це людина, яка керує всіма проектами компанії, курує всіх керівників проектів. Також є поняття PMO (Project Management Office), керівника такого підрозділу називають Head of PMO або Chief Project Manager Officer, до його обов'язків входитиме координація процесів управління проектами, розробка патернів, схеми взаємодії між людьми, що займаються проектами.

Якщо говорити про початківців, то варто звернути увагу на позицію Project Coordinator – фахівці такого рівня більше залучені в роботу з командою, ніж в управління бюджетом або термінами, вони моніторять порядок на проекті та репортують вищим колегам. Ще один вхідний ступінь у PM-сферу – Project Assistant, ця людина більше орієнтована на підготовку документів та звітів для замовника.

Буває, що в компанії є Delivery Manager, який за необхідності втручається та «гасить пожежі». Передбачається, що такий фахівець має достатні знання з архітектури, щоб мати можливість говорити із замовником про scope завдань зі знанням області.

Але хочемо звернути увагу: те, що прийнято в одній компанії, може не відповідати іншій. Все залежить від того, як компанія будує свою структуру. Не повинно бути так, що в компанії розмножуються якісь сутності просто тому, що «так зробив Microsoft».

Наскільки від PM залежить успіх проекту?

На деяких форумах можна зустріти висловлювання про те, що PM є зайвою, суто передавальною ланкою в проекті. З чим пов'язана така думка і якою є справжня роль PM у команді?

Коли про «зайву ланку» говорить клієнт, це сигналізує про те, що він не готовий вкладати додаткові ресурси. З такою ситуацією, до речі, часто стикаються бізнес-аналітики. Є таке поняття, як life examples, і ось для розуміння один із таких прикладів – будівництво. Щоб збудувати будинок, вам для початку потрібен проект. Якщо перекласти це завдання на мову IT – це буде зона відповідальності бізнес-аналітика. Потім ви у будь-якому випадку наймаєте виконроба, який контролює якість роботи команди, закуповує матеріали тощо. Можна й самому виконувати роль виконроба, але якщо у вас будівельники, наприклад, за океаном, одразу виникають питання: «Наскільки добре ви їх зможете проконтролювати?», «Наскільки ви розумієте їхній менталітет?» і т.п. До того ж, виконроб є тією людиною, яка несе відповідальність за виконані роботи.

Які якості потрібні проектному менеджеру, щоб успішно справлятися з обов'язками?

Дуже важливим є відчуття відповідальності. Ця якість стоїть навіть вище, ніж уміння «слухати і чути», без неї посипеться абсолютно все. PM не перший серед рівних, не той, хто найкраще програмував і тому йому сказали: "А давай ти покеруєш". PM може взагалі не програмувати, але він по своїй природі не може не керувати. Потрібно вміти йти на неприємні розмови із замовниками, повідомляти погані новини, знаючи, що тобі, як давньому гінцю, умовно кажучи, відрубають голову.

Незнання фреймворку Scrum усувається 3-кратним прочитанням 16-сторінкового гайда, а ось безвідповідальність на певному етапі життя вже не лікується. Потрібно мати емпатію, розуміти почуття співрозмовника, не давати порожніх обіцянок і не перекладати потім відповідальність за незроблене на інших.

Наступна якість – стресостійкість. Найчастіше кандидати кажуть, що їм важко спілкуватися з командою або згадують кейси, коли розробники щось зафейлили, в результаті довелося порозумітися із замовником, обливаючись холодним потом. Такого бути не повинно: PM - людина зі стрижнем, готова прийняти удар, налаштувати всіх, хто кричить і б'ється на конструктив, пояснити, що важливо шукати не винного, а рішення. Деякі автори рекомендують адреналінові види спорту, які підвищують стійкість до стресів. Тобто жити за принципом "push the limit" (у розумних межах) - не зашиватися в зоні комфорту, а потроху йти у свій страх.

Далі обов'язково наявність лідерських якостей – харизми, вміння чітко доносити свої думки та переконувати. Замовнику потрібно показати, що ти стоїш над усіма процесами, проект іде, а не просто «плаває», як човен без керма.

Важливим вважаю завзятість та вміння долати труднощі. Це не означає, що треба впиратися рогом у свої амбіції і постійно з усіма сперечатися, обстоюючи свою думку. Але PM повинен дотримуватися інтересів компанії. Наприклад, можливі ситуації, коли клієнт, працюючи за схемою fixed cost, може обіцяти перспективу великих проектів, але насправді просто намагається за рахунок такої схеми напівбезкоштовно полагодити все, що погано працює. Команда в такому випадку буде працювати на збиток, якщо PM вчасно не втрутиться і не наполягає на тому, щоб було прийнято схему оплати time & materials.

І, насамкінець, проактивність. Якщо при хорошому багажі знань не видно вогню в очах, такий PM швидше небезпечний. Звичайно, і шапкозакидництво ні до чого доброго не приведе, але як ти можеш драйвувати команду, якщо не драйвиш себе?

Як стати проджект-менеджером?

Наявність досвіду, можливо, і не стане каменем спотикання. Якісь компанії мають ресурси, щоб найняти Junior PM, поставити над ним старшого, який супроводжуватиме його протягом тривалого часу. Але будь-який робочий та життєвий досвід буде плюсом і допоможе швидше зростати. Адже тоді вже вироблена певна стресостійкість. Хоч як не крути, а загартовують нас таки труднощі, а не успіхи.

Поради початківцям:

Як мінімум, приходячи до IT-індустрії, потрібно знати її специфіку. Не розуміючи матчастини, ви не зможете повноцінно виконувати свої функції. При цьому потрібно не йти легким шляхом, подивившись, наприклад, 20-хвилинний ролик на Youtube (хоча Youtube корисний, як джерело інформації). Якщо ви вчите Scrum, скачайте гайд від творців (він є всіма мовами світу практично) і по ньому формуйте свою думку.

Де вчитися на проектного менеджера? Чи важливі «виші» для PM-ів?

Вища освіта – це насамперед ерудованість та система знань, яка дає вміння знайти потрібну інформацію швидше. Не будемо знецінювати вищу освіту, але водночас не варто вважати кандидатів без «вишки» людьми іншого гатунку. Хоча вища освіта може бути порогом для входу на управлінську посаду. В ідеалі – в галузі управління, але технічні знання також вітаються. Це не означає, що потрібно самому вміти програмувати.

Які моменти важливо виділити у резюме кандидатам без досвіду чи з мінімальним досвідом?

Якщо є релевантний досвід, обов'язково його згадати. Як і релевантну освітню діяльність – роботодавець цінує, якщо ви розширюєте свої знання. І англійська мова, Upper Intermediate та вище. Без неї навіть суперталантивий та обдарований кандидат не зможе приєднатися до проекту.

Наскільки важливими є сертифікати з проектного менеджменту (PMP®, Scrum)? Чи є вони перевагою під час працевлаштування?

Сертифікат – своєрідна контрольна робота, знак якості. Сертифікат PSM 1 є must have для всіх PM. 

На рівні співбесіди сертифікат буде скоріше плюсом, але можливі ситуації, коли компанія шукає PM під конкретний проект, і наявність того чи іншого сертифіката є для замовника обов'язковою умовою.

Для американських компаній, це надзвичайно важливо. Якщо презентувати їм PM з 5-річним досвідом, але не вказати сертифікати, то варто очікувати запитання: «А як ми перевіримо ваш досвід?». Стаж роботи – поняття умовне, адже можна просто просиджувати штани. Наявність сертифікатів знімає такі питання.

Що робить професію проджект-менеджера особливою?

Високий рівень відповідальності та нетривіальні завдання, з якими справляється PM.

PM дуже багато працює з людьми і є мостом між іноземними замовниками та своєю командою, він має стежити за настроєм обох сторін, усіх «примирити-подружити».