Чому планам потрібні конкретні дати та часові рамки

Відома експертка з продуктивності, коуч топ-менеджерів компанії Google Лора Мей Мартін впевнена, що продуктивність вимірюється не часом і кількістю намічених завдань. У книзі "Аптайм" вона пропонує свою концепцію роботи із планами.

Якщо я чомусь і навчилася, проводячи семінари з продуктивності, тренуючи керівників і будучи матір'ю, то це тому, що люди люблять традиції та ритуали.

Щорічна святкова традиція, щомісячний вечір кіно, щотижнева улюблена страва чи просто ритуал відходу до сну — такі звички створюють ритм нашого життя, і ми можемо використовувати його з вигодою для себе.

Дослідження Університету Дьюка показало, що приблизно 45% нашої повсякденної поведінки – це звички. У наші дні існує тенденція до формування звичок (дій, які відбуваються без роздумів) та відмову від них, але я волію зосередитися на створенні рутинних дій. Навички вимагають мотивації, тоді як рутинні дії здійснюються природно.

Якщо ви починаєте тиждень із фрази: «Я повинен готувати вечерю щовечора», це здається непосильним завданням, до якого ви не знаєте, як підступитися. Однак якщо мислити настановами: понеділок без м'яса, у вівторок паста, у середу суп, у четвер новий рецепт, у п'ятницю доставка, то завдання видається вже не таким страшним. Я звужую рамки діяльності, і тепер я маю певну структуру, яка допомагає зрозуміти, що робити. У мене все ще залишається творча свобода, мені необов'язково жорстко дотримуватись цієї системи: скажімо, у вівторок я можу приготувати локшину замість пасти. А може, тиждень буде особливо важким, і в четвер у мене не буде сил пробувати новий рецепт. Але, як я вже сказала, навіть суворе дотримання розкладу допоможе зробити приготування їжі спокійнішим.

Подумайте про те, як рутинні дії можуть принести користь у роботі та особистому житті. Вони сприяють дотриманню денних установок, щодня та щотижня впорядковують робочий процес та розклад. Коли у вас є справа, яку ви хочете вписати у свій графік, наприклад, навчання грі на фортепіано, не розраховуйте, що самі оберете зручний час і знайдете спосіб реалізувати завдання. Створіть порядок дня, який допоможе вам легко звільнити необхідний простір.

Закріплення ритуалу

Найбільша перешкода на шляху до продуктивності - це поміщення завдання до списку справ без вказівки часу, коли воно має бути виконано.

Я називаю рутинні дії принципом «коли тоді». Щоб реалізувати нову поведінку, ми маємо створити для неї тригер — інакше вона так і залишиться абстрактним завданням, яке ми «збиралися виконати».

Я граю на піаніно вже 20 років, але я маю мету — розучити нові п'єси. Якби я записалася на уроки, то мала б їх відвідувати і гарантовано досягла б успіху. Але оскільки я займалася з викладачем уже понад 10 років, мені не потрібні були нові заняття — я могла б вивчити ці п'єси сама! Мені просто потрібен був час та імпульс, щоб зробити це. Для багатьох людей це «коли» так і не настає і перетворюється на «я б дуже хотів» або «я давно збирався». Часто великі цілі, творчі проєкти та турбота про себе переходять до категорії «хочу зробити». Це ті речі, для яких найважливіше вирішити «коли», особливо якщо вони завжди висять у вашому основному списку.

Визначаючи, коли розучувати нові п'єси, я вирішила, що найкраще займатися вечорами, тому що діти в цей час сплять і не вимагають уваги (моє піаніно, на щастя, обладнане навушниками). Далі мені потрібно було знайти "коли", яке нагадуватиме мені про необхідність займатися. Я вирішила, що кожен вечір, коли я відправлю дітей спати і вийду з кімнати дочки (я укладаю її спати останньою), тоді я відразу ж підходитиму до піаніно. Я застосувала методику «швейцарського сиру»: звела завдання до мінімальної дії, яка здавалася мені здійсненною. Моєю єдиною метою було вийти з кімнати та сісти за піаніно.

Спершу я просто приходила, грала вже знайому мелодію і йшла. Іноді на це потрібно не більше п'яти хвилин. Я не дозволяла собі зайнятися чимось іншим. Незабаром це стало звичною справою. Я поводилася як власна помічниця і вранці ставила нові ноти, сподіваючись, що це підштовхне мене у майбутньому (ввечері) до вивчення нового. Побачивши нові ноти, я сідала та розучувала кілька тактів. Іноді мені ставало нудно, я грала 10 хвилин та закінчувала. А часом я помічала, що минула вже ціла година. Мій чоловік зрозумів, що я збираюся грати щовечора, тому почав займатися своїми справами відразу після того, як діти лягали спати, знаючи, що я не дивитимуся з ним серіал або гратиму в настільну гру, поки не закінчу. Це стало рутиною та увійшло до щоденного ритму. Прогрес стався лише тому, що я спочатку прив'язала новий порядок дня до укладання дітей щовечора.

Результати дослідження, опубліковані в 2009 р. в European Journal of Personal Psychology, показали, що середній час, необхідний для того, щоб нова дія стала автоматичною, становить 66 днів. Але при застосуванні принципу «коли тоді» це відбувається набагато швидше. У мене, наприклад, щовечора був той самий тригер (час укладання дітей спати).

Вправи «коли — тоді» працюють у будь-яких ситуаціях. Як «коли» ви можете обрати день турботи про себе, наприклад неділю. Достатньо вільний підхід дозволить вам легко зробити вибір на користь більш простої дії (наприклад, нафарбувати нігті або прийняти ванну) або більш масштабної (відправитися в спа-салон!).

У випадку з піаніно я почала з малого, граючи п'єси, які вже знаю і люблю, а в результаті опанувала нові твори. Якби я відразу почала з незнайомої музики, було б набагато складніше.

Ви також можете вибрати конкретний час, дію або тригер як «коли». Можливо, вас надихнуть деякі з моїх рутинних дій:

• Коли проходить щомісячна нарада — тоді я присвячую півгодини записам у папці з оглядом проєктів, над якими я працювала протягом року (я хотіла робити це щомісяця).
• Коли настає понеділок — тоді я перу всю білизну в будинку і залишаю її прямо на ліжку, щоб не лягати спати, доки вона не буде розсортована.
• Коли приходить друга субота місяця, тоді ми з чоловіком йдемо на побачення один з одним.
• Коли я йду за продуктами, тоді я здаю відходи в пункт переробки поряд з магазином.
• Коли вечеря майже готова — тоді я ставлю п'ятихвилинний таймер і прошу дітей прибрати іграшки та книги перед вечерею.
• Коли настає вечір п'ятниці – тоді ми їмо піцу, всією сім'єю граємо у настільну гру чи дивимось фільм.
• Коли настає вівторок — тоді ми з сім'єю дотримуємося режиму відмови від технологій після вечері.
• Коли залишається тиждень до мого дня народження, тоді я планую всі необхідні щорічні. візити до лікаря, наприклад перевірку зору тощо.

Рутинні дії позбавляють вас від справ, а мозок від навантаження, тому що ви призначаєте для них точний час та місце. Мене не турбує думка про те, що мені потрібно випрати дивані подушки. Я витрачаю мінімум енергії і згадую про це лише двічі на рік, бо призначила для цього точний час раз на півроку і довіряю своїй системі. Я не ловлю себе на думці: "Коли я востаннє перевіряла зір?" Я знаю, що це було у грудні минулого року, бо це завжди відбувається за тиждень перед моїм днем ​​народження. Такі послідовності дій і розпорядок дня роблять життя легшим та приємнішим.

Вузлики на згадку

Ви також можете використовувати асоціацію «коли — тоді» як мнемонічний «вузлик на згадку». Наприклад я лежу в ліжку вночі перед від'їздом і згадую, що забула покласти в чемодан якусь річ. Я уявляю, як у майбутньому (вранці) виконую дію, яку, як точно знаю, виконуватиму в цей час, а потім одразу ж бачу, як я з майбутнього згадую, що мені потрібно. Я кілька разів повторюю про себе: "Коли я зніму ключі з гачка, тоді я згадаю, що мені потрібний зарядний пристрій для телефону". Наступного ранку, коли я піду за ключами, асоціація буде настільки сильна, що в моїй голові виникне образ зарядного пристрою. Прив'язування одного предмета до іншого гарантує, що ви про нього не забудете. Я вигадала цей спосіб запам'ятовування речей, використовую його практично щодня і навчила йому інших.

Метод «коли тоді» можна також використовувати, коли вам потрібно вирішити, де розмістити речі в будинку або в системі зберігання. Допустимо, ви не знаєте, де зберігати касету. Уявіть, що вона загубилася, і перше місце, де вам здасться розумним шукати її, це місце, де ви і повинні її зберігати. Уявіть, що сусід по кімнаті каже вам: "Я не можу знайти касету, ти не знаєш, де вона?" Яке перше місце прийде вам на думку? Це має бути те місце, де ви її зберігаєте! Ваш мозок встановить зв'язок, і ви використовуватимете його у своїх інтересах, щоб покласти касету на її природне місце.

З понеділка!

Щоб полегшити життя, ви можете скористатися ефектом понеділка. У книзі "Таймхакінг" Деніел Пінк розповідає про те, як уникнути фальстарту, використовуючи силу тимчасових орієнтирів, щоб почати все спочатку.

Це може бути понеділок, перше число місяця, перший день нової роботи або перший день нового року. Наш мозок налаштований на те, щоб сприймати такі дати, як дні нових починань. У вас буде набагато більше шансів дотримуватись нового розпорядку дня, якщо ви впровадите його у понеділок, а не у четвер чи п'ятницю.

Введення в розпорядок рутинних дій та використання моделі «коли — тоді» позбавляє стресу та занепокоєння, пов'язаних з необхідністю пам'ятати про виконання завдань. Це допомагає знайти час і місце для здійснення того, що ми хотіли зробити «одного чудового дня». Виконуючи рутинні дії та підтримуючи ритм, ви менше відволікаєтесь і створюєте собі більше простору для того, щоб робити те, що хочеться, і те, що потрібно.