Электронный документооборот против бумажного

Электронный документооборот

В целях экономии финансовых средств и трудовых ресурсов предприятия все чаще пользуются электронными документами. На первый взгляд, такой подход к делу действительно сокращает затраты на распечатку и хранение ценных бумаг. Однако существует и обратная сторона медали. Но разумно ли полностью отказаться от печатающей техники? Мастера компании «Киев ИТ Сервис» по-прежнему готовы обслуживать принтеры и заправлять картриджи на профессиональном уровне. Условия сотрудничества подробно описаны на официальном сайте сервиса https://kiev-itservice.com.ua/.

Минусы электронного документооборота

Прежде чем принять разумное решение, нужно, как минимум, разобраться во всех тонкостях новейших технологий. Стоит учитывать, что создание электронных документов включает такие этапы подготовки:

  • формирование;
  • обработку;
  • защиту;
  • доступ для передачи;
  • хранение.

Все это невозможно без специального программного обеспечения, компьютеров и квалифицированного персонала. Как правило, электронные пакеты документов бывают внутренними и внешними. Первые применяются для организации работы самого предприятия, а вторые — для внешнего сотрудничества. Однако такая система имеет и недостатки:

  • повреждение данных вирусами;
  • высокая цена системы электронного документооборота (СЭД);
  • сложности при обучении сотрудников старшего возраста;
  • отсутствие электронной подписи клиента;
  • неэффективность использования в небольших офисных предприятиях.

Кроме того, электронные документы все равно нужно печатать при сотрудничестве с компаниями, которые еще не перешли на СЭД. Несмотря на такие сложности, вероятно, в будущем все предприятия станут вести дела в электронном формате. Однако сегодня все еще существует потребность пользоваться печатающей техникой.

Документы, проверенные временем

Распечатанный документ все еще имеет весомое значение и в XXI веке. А получить его можно лишь с помощью принтера.

Чтобы оргтехника бесперебойно работала, сервис-инженеры компании «Киев ИТ Сервис» предлагают профессиональное обслуживание лазерных принтеров и МФУ, которое включает:

  • ремонт устройств;
  • заправку и восстановление картриджей;
  • перепрошивку и замену чипов;
  • продажу расходников.

Мастера фирмы уже заправили около 200 тысяч картриджей самых разных моделей. Они постоянно повышают свою квалификацию, поскольку понимают, что бумажный документооборот еще долго будет актуален, поскольку он:

  • надежнее хранится (сложнее похитить);
  • лучше защищен от подделок;
  • не зависит от электроэнергии.

Приведенные выше аргументы показывают, что в наше время разумно использовать как электронные, так и бумажные документы. Главное, идти в ногу со временем.


Читати також