Що таке автоматизація бізнес-процесів і як вона відбуваеться?

Компаніям, які зосереджуються на цифровій трансформації, не можна ігнорувати рішень для автоматизації бізнес-процесів. Отримати допомогу у виборі програм та інформаційно-технічний супровід можна на сайті https://ab-centr.com.ua/.

Навіщо потрібна автоматизації бізнес-процесів?

Співробітники витрачають багато часу на виконання повторюваних завдань, таких як: надсилання документів на затвердження, повторне введення одних і тих же даних в електронні таблиці, пошук файлів. Багато бізнес-процесів, які можуть виконуватися протягом декількох десятків хвилин, часто займають кілька годин і навіть днів. Компанії, які вибирають рішення для автоматизації процесів, отримають більше часу та підвищать свою продуктивність. Це також призведе до фінансової економії.

Автоматизація бізнес-процесів зосереджена на використанні технологій у всій організації. Процеси визначаються як діяльність, яка веде до досягнення конкретних цілей. Приклади включають замовлення товарів, затвердження контрактів і навіть приймання нових співробітників. Можна автоматизувати будь-який процес, який є повторюваним.

Зараз існують настільки широкі та вдосконалені рішення для автоматизації, що офісним працівникам більше не потрібно виконувати багато завдань вручну. Автоматизація дозволяє виконувати багато рутинних дій із програмним забезпеченням. За даними дослідження WorkMarket 2020, проведеного серед 200 керівників і 200 співробітників компаній з різних секторів, 53% респондентів заявили, що завдяки автоматизації завдань вони можуть економити дві години на день. Крім того, впровадження автоматизації дозволяє співробітникам витрачати час на виконання цікавіших та корисніших для компанії завдань.

Які процеси варто автоматизувати?

Автоматизація бізнес-процесів завдяки добре розробленим інформаційним системам не обмежується кількома завданнями. Розглядаючи доцільність впровадження автоматизації, буде корисно дати відповіді на такі запитання:

• Як часто виконується завдання?
• Скільки людей бере участь у виконанні завдання?
• Наскільки важливий час виконання завдання (чи справді чим швидше, тим краще)?
• Який вплив це завдання має на інші процесори та системи?
• Чи є потреба у відповідності чи аудиті?

Якщо завдання відповідає двом або більше з перерахованих вище факторів, керівники компанії можете розглянути доцільність впровадження автоматизації бізнес-процесів. Якщо воно відповідає усім п’ятьом, процес потрібно автоматизувати. Ось кілька популярних бізнес-процесів, які можна повністю або частково автоматизувати:

• електронні листи та push-повідомлення;
• технічна підтримка «Help Desk»;
• створення кейсів клієнтів;
• агрегація та міграція даних;
• резервне копіювання та відновлення даних;
• заяви на відпустку;
• закупівлі, здійснені компанією;
• процеси кол-центру;
• замовлення товарів;
• відлік робочого часу та відвідуваності;
• нарахування заробітної плати;
• виставлення рахунків;
• випуск продукції зі складу;
• розсилка повідомлень як частина електронного маркетингу.