Тайм-менеджмент на будь-який смак. Як встигнути найважливіше

Тайм-менеджмент – це ваші стосунки з часом. Чи реально працювати менше, а встигати більше? Так, головне, навчитися керувати своїм часом. Ми вибрали найкращі методи тайм-менеджменту , щоб планувати було ще приємніше, а встигати — легше.

Розставте пріоритети – це основа тайм-менеджменту

1. Камені, галька та пісок

Притча про повний банк

Одного разу професор філософії показав своїм учням банку каміння і запитав, чи вона повна. Учні відповіли, що повна. Тоді професор додав у банку гальку, яка зайняла вільний простір між камінням, а потім насипав піску, якому теж знайшлося місце у просторі між галькою.

У цій історії каміння – ваші пріоритети, наприклад, родина, здоров'я, затишне житло. Галька символізує інші важливі, але все ж другорядні, справи: навчання, роботу, подорожі. А пісок суєту і дрібниці. Якщо ви почнете заповнювати вашу банку камінням, тобто пріоритетними для вас речами, то для решти завжди знайдеться місце та час. А якщо почнете з піску, тобто не з таких важливих речей, каміння покласти вже може бути нікуди.

Візьміть свій список справ і розділіть усі завдання на три групи – можете відзначити їх цифрами, літерами чи кольорами. А тепер почніть заповнювати свою банку, насамперед камінням. Так ви знайдете місце і час для пріоритетних речей і триматимете головне у фокусі.

2. Метод стріли

Підприємець Ніколас Сонненберг, який вигадав цей метод, вважає, що ваш щотижневий календар має бути схожим на наконечник стріли — багато справ на початку і все менше до її кінця. Тобто у понеділок у вас заповнено максимальну кількість рядків у щоденнику, а до вихідних вільних стає дедалі більше.

Автор методу планує всі важливі справи на понеділок та вівторок, щоб у решту днів працювати у вільнішому графіку та бути готовим до нових можливостей та несподіваних, але цікавих пропозицій.

3. Матриця тайм-менеджменту

Ви, напевно, чули про матрицю чотирьох квадрантів: важливе, неважливе, термінове, нетермінове.

Наприклад, ви пишете свою книгу і за планом у вас новий розділ, вона потрапляє в квадрант важливого, але несрочного, здача проекту для замовника запланована на завтра, записуємо у важливе та термінове, ну, і улюблений серіал, який ви сьогодні хочете подивитися, напевно він потрапить у неважливе та нетермінове.

Після того, як заповнете матрицю на день або тиждень, стане очевидно, що якщо відмовитися хоча б від частини нетермінових і неважливих справ або перенести їх, ви наблизитесь до своєї мети. Це не означає, що треба відмовлятися від усіх приємних справ, можливо їх кількість не дає вам рухатися вперед так швидко, як хотілося б.

Зверніть увагу і на неважливі, але термінові речі, як, наприклад, раптові телефонні дзвінки або листи, які насправді відволікають вас від головного і не завжди потрібні, тоді сміливо їх викреслюйте. Насамперед сфокусуйтеся на справах із перших двох квадрантів. Цей класичний прийом тайм-менеджменту можна застосувати у будь-якій сфері життя.

Про цю матрицю у своїй книзі «7 звичок надзвичайно ефективних людей» розповів Стівен Кові.

Тайм-менеджмент – книги, які ми радимо:

"Не роби цього. Тайм-менеджмент для творчих людей» Дональд Ріс
«Канбан і точно вчасно на Toyota. Менеджмент починається на робочому місці» Японська Асоціація Менеджменту
«Есенціалізм. Шлях до простоти» Грег МакКеон
«Як працювати по 4 години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі «від дзвінка до дзвінка», жити де завгодно і багатіти» Тімоті Ферріс

4. З'їжте жабу з ранку

Тобто зробіть найнеприємнішу чи складну справу якнайшвидше. Це може бути хвилинна справа, наприклад, дзвінок з відмовою новому клієнту, але те, що займає ваші думки і час. Зробіть насамперед те, що вам найбільше хочеться відкласти, і вдихніть вільно. Коли ми пам'ятаємо про навіть дрібні справи, вони займають нашу увагу, як зайві вкладки в браузері.

5. Принцип 80–20

Або Закон Парето, названий на честь його автора – соціолога Вільфредо Парето. Пам'ятайте, що 20% зусиль дають 80% результату, а решта 80% зусиль – лише 20% результату. Це правило працює у будь-якій сфері. Залишилося лише обчислити, які саме 80% результату приносять 20% вашої праці. І сконцентруватись саме на них.

Сміливо кажіть «ні»

Що робити з рештою 20% результату — справа ваша, можливо, ваш бізнес не постраждає, якщо ви зовсім відмовитеся від цього, зате зекономите багато часу на інші, важливіші справи чи відпочинок. Встигати погуляти, з'їздити у відпустку та зайнятися хобі — це також тайм-менеджмент.

Навчіться делегувати

Якщо ж менш ефективна праця, яка приносить вам менший результат, все одно необхідна, подумайте як можна її автоматизувати або делегувати. Можливо, за виконання цих завдань вигідніше заплатити помічникам.

Виберіть інструменти для тайм-менеджменту

Поєднуйте паперові та електронні календарі

Якщо ви намагаєтеся перейти на електронні планувальники тільки тому, що це сучасно, не мучте себе. Використовуйте зручний вам метод або поєднуйте обидва - це може виявитися навіть зручніше.

Наприклад, співвласник сервісу Contently Шейн Сноу використовує паперовий календар, щоб планувати тиждень, а Гугл-календар для конференцій та зустрічей. Не бійтеся витратити час на те, щоб протестувати кілька варіантів та вибрати найкращий для вас. У довгостроковій перспективі тайм-менеджмент допоможе вам заощадити час.

6. Використовуйте колір для тайм-менеджменту

Маркери або наклейки. Наприклад, можна відзначати всі ділові зустрічі синім, відпочинок рожевим, лекції та майстер-класи бірюзовим. Влаштувати Гугл-календар у щоденнику. А можна зробити календар із різнокольорових стікерів на дошці за таким же принципом.

Це допоможе зрозуміти, скільки часу ви витрачаєте на роботу, навчання, розваги, спорт та зустрічі з близькими. Хороша ідея для підтримки того самого балансу відпочинку та роботи.

7. Використовуйте програми для групового планування

Trello

Це як дошка з нотатками, лише онлайн. Є веб-версія, через яку зручно додати всі головні завдання, є програма, в якій також можна редагувати всі завдання і, головне, її можна відкрити на смартфоні в будь-який час, щоб звіритися з планом.

Зручний і простий додаток, в якому можна зробити кілька дощок для роботи, навчання, інших справ. У кожній дошці скласти списки, а кожному списку — картки, тобто конкретні справи. У картці можна відзначити термін виконання, додати чек-лист для конкретного завдання та відзначити відповідального. Trello зручно використовувати як для особистих, так і для спільних проектів.

Pinterest

Якщо ви працюєте над проектом, в якому більша частина приділяється візуалу - дизайн, фотографія, оформлення соцмереж, зручно створити спільні дошки в Pinterest. Можна зробити їх секретними, щоб ніхто, окрім учасників, не бачив змісту. Ще такі дошки зручно використовувати як мудборд. 

Canva

Якщо ви створюєте дизайни спільно з командою, хочете відкрити доступ до редагування або просто показати варіанти своїм колегам — у графічному редакторі Canva потрібно натиснути на кнопку «Поділитися» у верхньому правому кутку, після чого надіслати посилання для редагування, використання шаблону або перегляду.

8. Спробуйте метод Pomodoro

Ідея методу полягає в тому, що всі свої справи на день ви рахуєте у помідорах. Один помідор дорівнює 30 хвилин, з яких 25 хвилин - робота, 5 хвилин - відпочинок. Наприклад, розібрати вхідні листи - 1 помідор, зателефонувати клієнту - 3, провести скайп-конференцію - 2 і так далі. Працюйте по 25 хвилин і не забувайте робити перерви, коли це можливо.

Як стежити за часом, якщо ви працюєте за методом Pomodoro:

• Сайт Pomodoro Tracker з вбудованим лічильником.
• Додаток Forest, в якому ви зможете виростити віртуальне дерево, якщо не відволікатиметеся на інші програми в заданий час.
• Розширення для браузера Строгий Помідор. У ньому ви зможете налаштувати тривалість роботи та відпочинку, а також заблокувати певні посилання.
• Таймер на телефоні.

9. Оформіть календарі цілей

І визначте часові рамки. Адже мета без терміну — це мрія, а будь-яку мрію можна перетворити на досяжну мету, якщо розбити її на кроки.

Намітьте цілі на рік

Для цього зовсім необов'язково чекати Нового року, дня народження чи першого числа. Якщо ви вирішили діяти, то займіться тайм-менеджментом прямо сьогодні, а щоб складати плани було приємніше - візьміть свій улюблений блокнот, роздрукуйте календар або зробіть такий наочний план.

Не шкодуйте часу на планування, воно заощадить вам багато годин! Плануйте у зручному форматі, комусь подобається просто записати цілі на аркуші паперу.

Сплануйте місяць

Тепер візьміть список цілей на рік та займіться плануванням місяця. Ви можете розписати кроки щодо виконання своїх цілей одразу на рік або кілька місяців уперед. Просто пам'ятайте, що плани можуть змінюватися з різних причин, тому не відкладайте важливе на потім і беріть час із запасом.

Розпишіть тиждень

Тепер візьміть план найближчого місяця та розпишіть його по тижнях.

Обов'язково вносьте ці цілі у свій щоденний план, вирішіть, у який час і як довго ви займатиметеся кожною справою. І пам'ятайте, будь-якого слона можна з'їсти по шматочках!

Відокремлюйте роботу від відпочинку та від іншої роботи

10. Організуйте тематичні дні

Це допомагає сконцентруватися. Засновник Твіттера Джек Дорсі присвячує понеділок менеджменту, вівторок продуктам, інжинірингу та дизайну, середу маркетингу та комунікаціям, четвер партнерствам та розробці, а п'ятницю компанії та культурі.

Якщо ви створюєте такий календар для команди, додайте і щось веселе, наприклад, традицію п'ятниці замовляти піцу на обід.

11. Виділіть час для листів

Якщо відволікатися на листи, повідомлення та дзвінки протягом робочого дня, то щоразу знову доводиться занурюватися в роботу і в результаті можна витратити і на роботу, і на пошту набагато більше часу, ніж якщо розділити ці завдання. Здається, подумаєш, п'ять хвилин, але згідно зі статистикою McKinsey, співробітники американських компаній в середньому витрачають 28% свого робочого часу на те, щоб розібрати електронну пошту.

Спробуйте виділити для цього окремий час у своєму розпорядку. Наприклад, 15 хвилин вранці та 15 наприкінці робочого дня.

12. Робіть перерви - це теж тайм-менеджмент

Якщо вам здається, що ще година і ви все зробите, але не пам'ятаєте, коли вставали пройтися або випити води — відволічіться. За роботою ви можете забути про те, що протягом дня важливо виділяти час на прогулянки, відпочинок і обід. Навіть після 15 хвилин у парку ви повернетеся до роботи і зробите її набагато швидше та, скоріш за все, якісніше. До того ж геніальні ідеї відвідують нас точно не під час сидіння за комп'ютером, правда?

Зверніть особливу увагу на цей пункт, якщо ви працюєте віддалено. 

Перехитріть себе, як профі тайм-менеджменту

13. Увімкніть авіарежим на телефоні

Поки працюєте над важливим завданням. Цей метод можна використовувати разом із принципом помідорів. Якщо чекаєте на важливий дзвінок, просто вимкніть інтернет на телефоні і закрийте месенджери на комп'ютері. Друзі не образяться, якщо ви відповісте на їх меми трохи пізніше, зате справа буде зроблена набагато швидше.

14. Встановіть ліміт на все, що вас відволікає

Обмежте використання програм у комп'ютері на певний час. Особливо суворі керівники просто блокують фейсбук на всіх офісних комп'ютерах з 9-ї ранку до 6-ї вечора, хтось ставить ліміт.

Станте собі босом і визначте ліміт екранного часу на смартфоні. Коли телефон попередить вас про те, що на сидіння в соцмережах у вас залишилося 10 хвилин, ви можете не повірити, що провели в смартфоні п'ять годин, якщо встановили собі такий щедрий ліміт. Це здорово протвережує.

Щоправда, якщо ви заходите до соцмережі по роботі, наприклад, обробляєте фотографії та використовуєте пошту з мобільного, зрозуміти скільки часу ви дійсно розважалися буде складно. У такому разі загляньте в статистику і подивіться, скільки часу і на яку програму ви витратили.

15. Пообіцяйте зробити завдання до певного терміну

Навіть якщо на її виконання у вас є скільки завгодно часу, обмежте його. Так ви зробите все швидше і витратите менше часу. Якщо ви пообіцяєте партнеру надіслати бізнес-план до вечора середи, то вам незручно не стримати слово і здатися безвідповідальним. Перехитріть себе, якщо любите приступати до завдання, коли терміни горять.

Пробуйте різні методи тайм-менеджменту, шукайте свої, відмовляйтеся від незручних і вигадуйте свої хитрощі та правила, які дозволять вам працювати менше, але ефективніше, а отже, і відпочивати більше.