Чому нам таки потрібні списки справ і як отримати з них максимальну користь

Наш мозок любить упорядковані завдання, навіть якщо нам так не здається.

Навіщо нам потрібні списки справ

Про користь списків справ багато написано. Однак дехто все ще чинить опір і не любить структурувати завдання. Вони вважають, ніби це завадить їхній творчості чи не дозволить виявляти гнучкість протягом дня. З погляду творця методики GTD і автора бестселера «Як упорядкувати справи» Девіда Аллена, такі люди помиляються. Він упевнений, що будь-кому, хто має щільний розклад, але немає чіткої структури справ, буде важко з усім впоратися.

Будь-якій людині буває складно приступити до завдання і довести її до кінця, але у когось проблеми починаються ще раніше — на етапі, коли потрібно зрозуміти, що саме слід робити. Здавалося б, ось він ідеальний момент для складання списку справ. Ця перевірена досвідом система дозволяє нам шанобливо ставитись до нашого часу, до того ж вона прекрасна у своїй простоті. Потрібно лише записати всі завдання по порядку, а потім методично їх виконувати та викреслювати зі списку.

Якби наші дні були не такими завантаженими, ми могли б довіритися нашій пам'яті. Видатний психолог Блюма Зейгарник на початку ХХ століття помітила одержимість нашого мозку невідкладними завданнями та описала ефект, який пізніше назвали на її честь ефектом Зейгарник: ми краще запам'ятовуємо те, що ще не зробили, ніж те, що вже виконали.

У 2011 році вчені з'ясували, що незважаючи на те, що незавершені завдання нас відволікають, коли ми просто складаємо план їх виконання, це звільняє нас від тривоги. Учасники дослідження погано справлялися із завданням, якщо не могли закінчити підготовку перед ним. Але як тільки вони записували конкретний план по завершенню підготовчого етапу, робота над завданням просувалася значно краще. За словами одного з авторів дослідження, навіть просто записуючи завдання ми стаємо більш ефективними.

Як складати корисні списки справ

Отже, списки справ послаблюють тривогу з приводу хаосу життя, дають нам план, якого ми можемо дотримуватись, і є доказом того, чого ми досягли за день, тиждень чи місяць. Але жодні записочки зі словами "мама" чи "банк" не допоможуть. Щоб списки приносили користь, потрібно грамотно їх складати.

1. Включати більше деталей

У чому мета завдання? Щоб її завершити, потрібно зателефонувати, надіслати листа чи зустрітися особисто? Якщо ваш список справ недостатньо чіткий і зрозумілий, швидше за все, ви не зможете визначити пріоритетність завдань і, зрештою, так нічого і не зробите.

2. Встановлювати реалістичні терміни

Вам треба оцінити скільки часу займе кожне завдання, щоб скласти життєздатний розклад на день. При цьому треба також враховувати, що в якийсь момент ви можете занадто захопитися соцмережами або іншими відволікаючими факторами, до яких маєте слабкість.

3. Розбивати великі завдання на маленькі кроки

Ми часто боїмося великих проектів та нескінченно відкладаємо їх на потім. Найкращий спосіб це подолати - ділити їх на невеликі блоки, з якими легше впоратися. Завдання «написати роман» звучить лякаюче, тоді як завдання «намітити план першого розділу» викликає приємніші почуття, а отже, має більше шансів бути виконаним.