5 найбільш популярних привітань у діловому листуванні

Привітання «Hey» звучить надто неформально, а «Dear» — надто офіційно? Почати електронного листа правильно – непросте завдання, особливо коли лист призначений незнайомій людині.

Якщо ви вважаєте, що правильно підібране привітання не таке вже й значне й цьому питанню немає необхідності приділяти особливу увагу, то відкладіть ці думки на деякий час. Фактично початок листа встановлює подальший тон листування. Крім того, правильно підібране привітання також може створити позитивне перше враження на адресата й спонукати продовжити прочитання листа.

Барбара Пачтер, експертка з ділового етикету, вважає, що більшість людей звертає увагу на те, як до них звертаються. Якщо привітання ображає чиїсь почуття, це, безсумнівно, вплине на думку про вас.

Найкращий спосіб написання листа – дотримуватися найпростіших варіантів привітання й прощання. Вони залежать від одержувача листа й, як правило, це - малознайома людина. Щоб допомогти вам визначитися з найбільш підходящим варіантом привітання, ми підібрали найкращі привітання для ділового листування. Крім того, ми додали кілька варіантів, яких слід уникати.

Найкращі привітання в ділових листах англійською

"Hi [Name], ..."

Коли справа доходить до ділового листування, привітання «Hi [Name]» було одним із найпопулярніших і найбільш уживаних у 2018 році. Експерти вважають, що це простий і ефективний спосіб звернення до будь-кого, незалежно від близькості знайомства.

Хоча привітання «Hi» і звучить досить неформально, воно є одним із найкращих привітань для ділових листів. Додавши до цього привітання прізвище людини, ви зможете зберегти формальний тон.

«Hi Mr. Houston, …»

Також таке привітання – чудовий вибір під час відправлення «холодних» повідомлень, коли прізвище одержувача невідоме. Не соромтеся уточнити, як саме одержувач воліє, щоб до нього зверталися.

"Hello [Name], …"

Для охочих додати більшої формальності тону існує чудова альтернатива: «Hello [Name]». Серед усіх привітань це - золота середина між привітаннями «Hi» і «Dear», що забезпечує оптимальний баланс між професіоналізмом і дружнім ставленням.

"Dear [Name], ..."

Припривітання «Dear» у ділових листах використовується вже багато років. Проте сьогодні таке привітання звучить досить старомодно. Використовувати привітання «Dear» при електронному листуванні – не помилка, але у певних випадках таке привітання може здатися надто формальним.

Використовуйте це привітання в таких ділових документах, як супровідний лист, щоб висловити свою повагу, професіоналізм і ввічливість. У такому разі після «Dear» можна використовувати звернення (Mr., Ms.) і прізвище:

«Dear Mr. Houston, …»

Якщо ви не знаєте стать одержувача листа, то використовуйте повне ім'я без звернення:

"Dear Alex Houston, ..."

Уникайте звернень, що визначають сімейний стан – замість «Mrs.» використовуйте "Ms."

"Greetings, ..."

Це чудова альтернатива привітанню «Hi [Name], …», якщо ви надсилаєте ділового листа на спільну поштову скриньку або не знаєте, хто саме буде одержувачем. З іншого боку, ми рекомендуємо докласти максимум зусиль і дізнатися цю інформацію.

«Hi, everyone…»

Якщо ви надсилаєте листа групі людей, використовуйте це привітання. Воно є одним із найпопулярніших ділових привітань, що використовуються при надсиланні листа більш ніж одному одержувачу.

Уникайте таких припривітань як «All», оскільки такі привітання звучать грубувато, або ті, що надто підкреслюють стать одержувачів («Ladies», «Gentlemen»).

Найгірші приклади привітань у ділових листах

"Hey!"

Починати листа зі слів «Hey!» або «Hey [Name], …» — чудовий спосіб початку розмови з друзями, але коли справа стосується ділового листування, використання подібних припривітань є грубим і неввічливим. Такі привітання виглядають особливо непрофесійно, якщо листа надсилають незнайомій людині.

"To whom it may concern, ..."

Таке привітання – найгірший приклад, що його тільки можна уявити. Отримавши листа з подібним привітанням, одержувач може подумати: «Цей лист - не мені». Також більшість людей може сприйняти такі листи за рекламу й не відкрити їх.

Навіть якщо ви не знаєте, як звуть одержувача листа, проведіть певні дослідження, щоб дізнатися цю інформацію. Наприклад: ви подаєте заявку на роботу, але не знаєте, до кого краще з нею звернутися. У такому випадку найкраще дізнатися, як звати спеціаліста з підбору персоналу в цій компанії. Не виходить нічого знайти в Інтернеті? Просто зателефонуйте до компанії й дізнайтеся напряму.

«[Misspelled Name], …»

Золоте правило ділового спілкування: ніколи не пишіть ім'я або прізвище одержувача листа з помилками, оскільки це дуже дратує.

Щоб уникнути цієї проблеми, завжди перевіряйте правильність написання імені й прізвища адресата. Правильне написання імені й прізвища можна знайти в підписі або рядку «Кому». Також люди часто використовують своє ім'я й прізвище в адресі електронної пошти.

"Hi [Nickname], ..."

Якщо ви провели дослідження й дізналися, як звати одержувача листа, наприклад, Benjamin, то не варто скорочувати це ім'я до Ben. Використання зменшувального імені може бути доречним лише якщо ви вже знайомі з адресатом або отримали відповідь із підписом «Best regards, Ben».

«Dear Sir/Madam, …»

Чому одержувачі ваших листів повинні зацікавитися ними, якщо ви не знаєте, хто вони? Фактично подібне до «Dear Sir/Madam» формальне привітання демонструє, що ви не дуже зацікавлені вашими одержувачами, а отже, не знаєте про їхні потреби й побажання.

Припривітання в супровідному листі	Коли використовувати
To Whom It May Concern,	Коли ви не знаєте, як звати людину, яка прочитає вашого листа, і хочете отримати нейтральне з гендерної точки зору, професійне, але трохи старомодне привітання.
To the Hiring Manager,	Коли ви не знаєте ім'я людини, яка прочитає вашого листа, і хочете написати формальне, але сучасне привітання.
Dear [company name] Team,	Коли ви не знаєте, як звати людину, яка прочитає вашого листа, і хочете отримати професійне напівофіційне привітання.
Dear Sir or Madam,	Коли ви не знаєте ім'я людини, яка прочитає вашого листа. Раніше це було дуже поширеним явищем, але зараз стає застарілим, оскільки передбачається, що одержувачем буде чоловік або жінка, тоді як менеджер з найму може не сильно ототожнювати себе з якоюсь статтю.
Dear [Firstname Surname],	Коли ви знаєте ім'я людини, яка прочитає вашого листа. По можливості, це завжди найкращий варіант! Спробуйте дізнатися ім'я людини, якій ви пишете.

На завершення

Ділова мова постійно змінюється, намагаючись відповідати сучасним тенденціям. Поки старомодне звернення «Dear» згасає, привітання «Hi» і «Hello» набирають все більшої популярності при діловому листуванні. Підтримуйте професіоналізм у діловому спілкуванні, вибираючи безпрограшні варіанти привітань.

Переклала Світлана Стрельчук